Gestionar cuentas con compras prepagadas
Una cuenta de compras prepagadas nos permite abonar un importe que un cliente podrá utilizar para pagar servicios futuros, como contrapartida de una venta inicial.
Este sistema puede utilizarse en varias situaciones:
- Pagos anticipados: el cliente paga por adelantado un producto o servicio, cuyo importe se descontará de la venta final (p. ej., una noche de hotel o la entrega de un producto).
- Suscripciones: el cliente compra un paquete de servicios a un precio establecido (p. ej., 12 sesiones de tratamiento al precio de 10). Abonamos en su cuenta un importe correspondiente a las 12 sesiones.
- Cuentas prepagadas: el cliente abona una cantidad de dinero en su cuenta, que se factura en el momento del cobro y que podrá utilizar para pagar servicios futuros.
Requisito previo: esta funcionalidad requiere la opción Premium.
En 'Configuración/Usuarios/Gestión de accesos', activamos los siguientes permisos:
- 'Gestionar compras prepagadas'
- 'Abonar compras prepagadas'
- 'Corregir compras prepagadas'
#1. Abonar una cuenta de compras prepagadas
La recarga de la cuenta siempre debe estar vinculada a una venta inicial, por ejemplo, la venta de una suscripción o la facturación de un importe recibido por adelantado.
- Creamos la venta inicial y la asociamos al cliente correspondiente.
- Si es necesario, emitimos la factura correspondiente a esta venta.
- Abrimos la ficha del cliente y accedemos a la sección 'Compras prepagadas'.
- Seleccionamos la venta inicial e indicamos el importe que queremos abonar en la cuenta.
El importe abonado puede ser igual o diferente al de la venta inicial. Por ejemplo, una suscripción vendida por 100 € puede dar derecho a un saldo de 120 € en compras prepagadas.
#2. Utilizar una cuenta de compras prepagadas
Utilizamos la cuenta mediante una deducción aplicada a la venta final.
La deducción debe estar vinculada a un producto de nuestra base de datos:
- Creamos un producto específico (p. ej., Anticipo, Suscripción o Crédito) en la sección Productos de nuestra cuenta. Lo vinculamos al tipo impositivo habitual de nuestra actividad.
- En 'Clientes/Configuración de clientes/Compras prepagadas', indicamos el identificador de este producto.
Para descontar el importe utilizado de la cuenta de compras prepagadas:
- Creamos una venta y añadimos los productos o servicios correspondientes.
- Asociamos la venta al cliente.
- Accedemos a la sección 'Pago' de la venta.
- Si el cliente dispone de un saldo positivo en compras prepagadas, hacemos clic en el botón 'Cuenta de compras prepagadas'.
El producto de deducción se añade entonces a la venta con un importe negativo, hasta el límite del importe de la venta o del saldo disponible.
Al validar la venta, descontamos de la cuenta del cliente el importe efectivamente utilizado.
#3. Anular un saldo restante
Si un cliente no utiliza la totalidad de su saldo (por ejemplo, al vencer una suscripción o en caso de un anticipo no reembolsable), podemos anular el saldo restante.
Para ello, abrimos la ficha del cliente y accedemos a la sección 'Compras prepagadas'. A continuación, podemos:
- eliminar el registro de la compra prepagada que añadimos inicialmente;
- o añadir un nuevo registro de compra prepagada con un importe negativo correspondiente al saldo que queremos anular.
#4. Exportar los saldos de las cuentas de compras prepagadas
Para obtener un informe de los saldos de las cuentas de los clientes:
- Accedemos a la sección 'Clientes'.
- Hacemos clic en 'Búsqueda avanzada', en la parte superior de la página.
- Ordenamos los resultados utilizando el criterio 'Compras prepagadas'.
- Marcamos la casilla 'Exportar resultados'.
- Descargamos el archivo generado.
La exportación incluye la lista de los clientes correspondientes e indica, en una columna independiente, el saldo de su cuenta de compras prepagadas.