Gérer les comptes prestations prépayées
Un compte de prestations prépayées permet de créditer un montant qu’un client pourra utiliser pour régler des prestations futures, en contrepartie d’une vente initiale.
Ce système peut être utilisé dans plusieurs situations :
- Paiements anticipés : le client paie à l’avance un produit ou une prestation, dont le montant sera déduit lors de la vente finale (ex. : nuit d’hôtel, livraison d’un bien).
- Abonnements : le client achète un forfait de prestations à un tarif défini (ex. : 12 séances de soin au prix de 10). Son compte est crédité d’un montant correspondant aux 12 séances.
- Comptes prépayés : le client crédite une somme d’argent, facturée lors de l’encaissement, qu’il utilisera pour régler des prestations futures.
Prérequis : cette fonctionnalité nécessite l’option Premium.
Dans 'Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès', activez les droits suivants :
- 'Gérer les prestations prépayées'
- 'Alimenter les prestations prépayées'
- 'Corriger les prestations prépayées'
#1. Alimenter un compte de prestations prépayées
L’alimentation du compte doit toujours être associée à une vente initiale, par exemple la vente d’un abonnement ou la facturation d’une somme reçue à l’avance.
- Créez la vente initiale et associez-la au client concerné.
- Si nécessaire, éditez la facture correspondant à cette vente.
- Ouvrez la fiche du client, puis la section 'Prestations prépayées'.
- Sélectionnez la vente initiale et renseignez le montant à créditer sur le compte.
Le montant crédité peut être identique à celui de la vente initiale ou différent. Par exemple, un abonnement vendu 100 € peut donner droit à un crédit de 120 € de prestations.
#2. Utiliser un compte de prestations prépayées
L’utilisation du compte se fait au moyen d’une déduction appliquée à la vente finale.
La déduction doit être associée à un produit de votre base de données:
- Créez un produit dédié (ex. : Avance, Abonnement ou Crédit) dans la section Produits de votre compte. Liez le au taux de taxe de base de votre activité.
- Dans 'Clients/Paramètres clients/Prestations prépayées', renseignez l’identifiant de ce produit.
Pour déduire le montant utilisé du compte de prestations prépayées:
- Créez une vente et ajoutez les produits ou prestations concernés.
- Associez la vente au client.
- Accédez à la section 'Paiement' de la vente.
- Si le client dispose d’un solde de prestations prépayées positif, cliquez sur le bouton 'Compte prestations prépayées'.
Le produit de déduction est alors ajouté à la vente avec un montant négatif, dans la limite du montant de la vente ou du solde disponible.
Lors de la validation de la vente, le compte du client est débité du montant effectivement consommé.
#3. Annuler un solde restant
Si un client n’utilise pas la totalité de son compte (par exemple, à l’expiration d’un abonnement ou en cas d’avance non remboursable), vous pouvez annuler le solde restant.
Pour cela, ouvrez la fiche du client, puis la section 'Prestations prépayées'. Vous pouvez alors :
- supprimer la prestation prépayée initialement ajoutée ;
- ou ajouter une nouvelle prestation prépayée d’un montant négatif correspondant au solde à annuler.
#4. Exporter le solde des comptes de prestations prépayées
Pour obtenir la balance des comptes clients :
- Accédez à la section 'Clients'.
- Cliquez sur 'Recherche avancée', en haut de la page.
- Effectuez un tri à l’aide du critère 'Prestations prépayées'.
- Cochez la case 'Exporter résultats'.
- Téléchargez le fichier généré.
L’export liste les clients concernés et indique, dans une colonne distincte, le solde de leur compte de prestations prépayées.