Una compra prepagada o pagada a cuenta se produce cuando un producto o servicio se ha vendido y pagado (sujeto a impuestos), pero el consumo se realiza más adelante.

Una cuenta de compras prepagadas se usa:

• para gestionar depósitos no reembolsables: el cliente paga en el momento por un producto o servicio que se deducirá posteriormente cuando se complete la compra (ej.: la reserva de una habitación).
• para gestionar suscripciones: el cliente compra un pack de productos o servicios X por un valor de compra Y (ej.: 12 tratamientos corporales al precio de 10, donde la cuenta de compra prepagada da un crédito por valor de 12 tratamientos).
• para gestionar créditos a cuenta: el cliente paga una suma de dinero para disfrutar de servicios futuros hasta que se consuma dicho saldo.

Se necesita suscribirse a la Opción Premium.

En la pestaña 'Configuración/Usuarios/Gestión de accesos', activamos los permisos:

• 'Gestionar las compras prepagadas',
• 'Añadir una cantidad a la cuenta de compras prepagadas',
• 'Corregir una cantidad a la cuenta de compras prepagadas'.

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1 / Añadir un importe a la cuenta de compras prepagadas

Para aumentar el saldo disponible de una cuenta con compra prepagada, debemos realizar una venta como contrapartida (ej. venta de un pack, venta por reserva....).
Primero creamos una venta inicial y la asignamos a nuestro cliente.
Es posible emitir una factura por esta venta inicial que se corresponderá con el saldo disponible de una cuenta con compra prepagada.

Luego vamos a la ficha cliente a la sección 'Compras prepagadas'.
Seleccionamos la venta inicial (ID) y el importe abonado en ese momento.
Esta cantidad puede ser diferente a la cantidad de venta inicial (ej.: una suscripción de 100 euros puede equivaler a una compra de 120 euros).

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2 / Usar la cuenta de compras prepagadas

El consumo de la cuenta de compras prepagadas se introduce mediante un descuento en las ventas finales.
Este descuento se puede crear y nombrar como un producto dentro de nuestra base de datos (ej. abono , suscripción, crédito...).
En 'Clientes/Configuración clientes/Compras prepagadas' añadimos el identificador del producto elegido.

Creamos una venta y añadimos los productos o servicios comprados.
Asociamos la venta a nuestro cliente.
Ena la sección Pago de la venta, si el cliente dispone de una cuenta de compras prepagadas con saldo positivo, aparecerá el botón 'Cuenta de compras prepagadas'.
Al hacer clic en este botón, el descuento se añadirá a la venta por un importe negativo, cubriendo la venta por su importe o hasta el saldo disponible.
Una vez se cierra la venta, el saldo de la cuenta con compras prepagadas se reduce por el valor de la venta.

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3 / Cancelar una cantidad remanente

Podemos cancelar el importe de la cuenta de compras prepagadas de un cliente (suscripción vencida, depósito no reembolsable, etc).
Vamos a la ficha del cliente en la sección 'Compras prepagadas'.

Eliminamos o modificamos el importe inicial introduciendo un valor negativo.

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4/ Seguir los saldos de las cuentas

En la sección Clientes, hacemos clic en el botón 'Búsqueda avanzada' en la parte superior de la página.
Ordenamos según el criterio de compras prepagadas y marcamos la casilla 'Exportar resultados'.
Descargamos el archivo generado donde se enumera los clientes con saldo y el importe de los mismos en una columna separada.