Conformité et archives
Votre logiciel de caisse est conçu pour garantir l’intégrité, la sécurisation, la traçabilité et la conservation des données enregistrées dans votre caisse.
Les ventes, encaissements et clôtures validés sont protégés contre toute modification ultérieure et sont conservés dans le logiciel pendant la durée requise par la réglementation applicable.
#Les données fiscales sont conservées
Une fois une vente ou une clôture validée, les données d'encaissement correspondantes ne peuvent plus être modifiées.
Le logiciel conserve ces données et les protège notamment au moyen d’une signature électronique permettant d’en vérifier l’intégrité.
Les données de vente, d’encaissement et de clôture restent ainsi accessibles dans votre compte pendant la durée légale de conservation applicable.
#Une interface dédiée aux données fiscales
Une interface de contrôle des données fiscales est accessible depuis votre compte :
[Nom de votre compte].hiboutik.com/fiscal
Cette interface permet de consulter les données fiscales enregistrées dans votre caisse et de les restituer dans un format ouvert et exploitable (JSON), accompagné de leur signature électronique.
L’accès à cette interface est réservé aux utilisateurs disposant des droits nécessaires pour consulter les données comptables.
#La traçabilité des opérations
Les opérations effectuées dans le logiciel en lien avec les ventes et les documents justificatifs sont enregistrées.
Cela permet notamment de retracer les opérations d’ajout, de modification ou d’annulation ainsi que les impressions de documents.
Ces informations de traçabilité sont consultables dans via le bouton 'Logs' dans les ventes et dans les synthèses quotidiennes; et depuis l’interface de contrôle des données fiscales.
#Les archives fiscales
Vous pouvez générer une archive fiscale pour chaque période clôturée.
Les archives sont générées depuis la section 'Archives' de l’interface de contrôle des données fiscales.
Une archive ne peut être générée que pour une période entièrement clôturée.
Nous recommandons de générer régulièrement vos archives, par exemple à chaque clôture mensuelle, afin de disposer d’un historique facilement accessible.
Les archives générées restent également conservées dans le logiciel.
#Conservation des données
La conservation des données dans le logiciel ne dispense pas l’entreprise de respecter ses propres obligations légales en matière de conservation des documents comptables et fiscaux.
Le fait que les archives soient conservées dans le logiciel permet de satisfaire aux exigences de conservation et d’archivage lorsque les conditions réglementaires applicables sont respectées.
Nous vous recommandons néanmoins de télécharger régulièrement une copie de vos archives fiscales et de la conserver sur un support externe sécurisé. Cette précaution vous permet de disposer de vos propres copies, notamment en cas de changement de logiciel ou de cessation d’utilisation de votre solution de caisse.
Si une procédure de purge entraîne la suppression des données du logiciel, une archive complète doit être conservée sur un support externe sécurisé ou une solution de stockage distant, conformément aux exigences réglementaires applicables.
#En cas de cessation d’utilisation
Avant de cesser d’utiliser votre compte, nous vous recommandons de récupérer vos archives fiscales afin de les conserver avec vos documents comptables.
Ces archives pourront notamment être nécessaires en cas de contrôle de l’administration fiscale portant sur une période pendant laquelle vous utilisiez le logiciel.
Si votre compte est mis en sommeil, l’accès aux données peut nécessiter une réactivation du compte. Des frais techniques peuvent s’appliquer conformément aux conditions contractuelles du logiciel.