Cumplimiento y archivos
El software de caja está diseñado para garantizar la integridad, seguridad, trazabilidad y conservación de los datos registrados en el sistema de caja.
Las ventas, los cobros y los cierres validados están protegidos contra cualquier modificación posterior y se conservan en el software durante el período exigido por la normativa aplicable.
#Los datos fiscales se conservan
Una vez validada una venta o un cierre, los datos correspondientes ya no pueden modificarse.
El software conserva estos datos y los protege, en particular, mediante una firma electrónica que permite verificar su integridad.
Los datos de ventas, cobros y cierres permanecen así accesibles en la cuenta durante el período legal de conservación aplicable.
#Una interfaz específica para los datos fiscales
Una interfaz de control de los datos fiscales está disponible desde la cuenta:
[Nombre de su cuenta].hiboutik.com/fiscal
Esta interfaz permite consultar los datos fiscales registrados en el sistema de caja y exportarlos en un formato abierto y utilizable (JSON), acompañado de su firma electrónica.
El acceso a esta interfaz está reservado a los usuarios que dispongan de los permisos necesarios para consultar los datos contables.
#Trazabilidad de las operaciones
Las operaciones realizadas en el software relacionadas con las ventas y los documentos justificativos quedan registradas.
Esto permite, en particular, realizar un seguimiento de las operaciones de adición, modificación o anulación, así como de las impresiones de documentos.
Esta información de trazabilidad puede consultarse mediante el botón 'Logs' en las ventas y en los resúmenes diarios, así como desde la interfaz de control de los datos fiscales.
#Archivos fiscales
Es posible generar un archivo fiscal para cada período cerrado.
Los archivos se generan desde la sección 'Archivos' de la interfaz de control de los datos fiscales.
Solo se puede generar un archivo para un período completamente cerrado.
Se recomienda generar los archivos periódicamente, por ejemplo, en cada cierre mensual, para disponer de un historial fácilmente accesible.
Los archivos generados también permanecen almacenados en el software.
#Conservación de los datos
La conservación de los datos en el software no exime a la empresa de cumplir con sus propias obligaciones legales en materia de conservación de documentos contables y fiscales.
El hecho de que los archivos se conserven en el software permite cumplir con los requisitos aplicables de conservación y archivo cuando se respetan las condiciones normativas correspondientes.
No obstante, se recomienda descargar periódicamente una copia de los archivos fiscales y conservarla en un soporte externo seguro. Esta precaución permite disponer de copias propias, especialmente en caso de cambiar de software o dejar de utilizar la solución de caja.
Si un procedimiento de purga implica la eliminación de datos del software, deberá conservarse un archivo completo en un soporte externo seguro o en una solución de almacenamiento remoto, de acuerdo con los requisitos normativos aplicables.
#En caso de dejar de utilizar el software
Antes de dejar de utilizar la cuenta, se recomienda recuperar los archivos fiscales y conservarlos junto con los documentos contables.
Estos archivos pueden ser necesarios, en particular, en caso de una inspección fiscal relativa a un período durante el cual se utilizaba el software.
Si la cuenta se pone en modo inactivo, el acceso a los datos puede requerir la reactivación de la cuenta. Podrán aplicarse gastos técnicos de acuerdo con las condiciones contractuales del software.