Gérer les comptes prestations prépayées

Un compte prestations prépayées permet de créditer un montant à valoir en contre-partie d’une vente effectuée.

Le compte prestations prépayées peut être utilisé pour :

  • gérer des acomptes non remboursables (donc taxés à leur encaissement) : le client paye un acompte sur un produit/prestation qui se déduit lors de la concrétisation de la vente (ex : nuit d’hôtel, livraison d’un bien).
  • gérer des abonnements : un client achète un abonnement de x euros pour un montant y de prestations. ex : 12 séances de soin pour le prix de 10, le compte client est alors alimenté d’un montant équivalent à 12 séances.
  • gérer des comptes prépayés: un client crédite un montant d'argent (facture à l'encaissement) consommé lors de prestations futures.

Option Premium requise.

Dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès, activez les droits :

  • 'Gérer les prestations prépayées',
  • 'Alimenter les prestations prépayées',
  • 'Corriger les prestations prépayées'.

1/ Alimenter un compte prestations prépayées

L’alimentation du compte prestations prépayées a toujours une vente de contrepartie (ex : vente d’un abonnement, vente d’enregistrement d’un acompte …).
Il faut donc d’abord effectuer cette vente initiale et l’associer à un client.
Il est possible d'éditer une facture pour cette vente initiale qui correspondra au montant crédité sur le compte prestations pré-payées.

Ensuite, allez dans la fiche du client dans la section 'Prestations prépayées'.
Sélectionnez la vente initiale et renseignez le montant à valoir.
Ce montant peut être identique à celui de la vente de contrepartie ou différent (ex : abonnement pour 100 eur qui correspondra à 120 eur crédités).


2/ Consommer un compte prestations prépayées

La consommation du compte prestations pré-payées passe par une remise dans les ventes finales.
Cette remise peut être associée à un produit de votre base de données (ex: Acompte, Abonnement, Crédit...).
Dans 'Clients/Paramètres Clients/Prestations pré-payées' indiquez l'identifiant du produit choisi.

Créez une vente, et ajoutez y des produits/prestations.
Associez la vente à votre client.
Allez dans la section Paiement de la vente. Si le client à un compte prestations pré-payées positif alors un bouton 'Compte prestations pré-payées' apparaît.
En cliquant sur ce bouton, le produit choisi pour la consommation du compte prestations prépayées est ajouté à la vente pour un montant négatif, dans la limite du montant de la vente ou du solde disponible.
A la validation de la vente, le compte prestations prépayées est débité du montant consommé dans la vente.


3/ Annuler un solde restant

Si le client ne consomme pas son compte prestations prépayées (abonnement arrivé à échéance, acompte non remboursable…), vous pouvez annuler le solde restant.
Allez dans la fiche du client dans la section 'Prestations prépayées'.

Supprimez la prestation pré-payée initialement ajoutée, ou ajoutez une nouvelle prestation pré-payée pour un montant négatif.


4/ Récupérer la balance des comptes

Dans la section Clients, cliquez sur le bouton 'Recherche avancée' en haut de la page.
Faites un tri sur le critère Prestations pré-payées et cochez la case 'Exporter résultats'.
Téléchargez le fichier généré qui listera les clients concernés et indiquera le solde de leur compte prestations pré-payées dans une colonne distincte.