Synchroniser le stock et les ventes avec Shopify

Dans la section 'Apps' de votre compte, installez l’application 'Shopify Sync'.

Cette application permet d’automatiser :
– la mise à jour de votre stock en ligne après une vente, un échange, un arrivage ou un inventaire sur Hiboutik.
– la récupération de vos ventes en ligne dans Hiboutik (permettant la mise à jour du stock et la centralisation de vos ventes).


1/ Pré-requis

L’option Premium est requise.

Pour que la synchronisation fonctionne, il faut que le code-barres du produit (ou de sa déclinaison) dans Hiboutik soit strictement identique au code-barres du produit (ou de sa variante) sous Shopify.
Il faut également que le produit soit suivi en stock (quantité) côté Shopify et 'En ligne' sur Hiboutik (case cochée par défaut dans la fiche produit).

Sous Hiboutik, le code-barres du produit et de ses déclinaisons sont disponibles dans la section 'Déclinaisons et codes-barres' de la fiche du produit.

Sous Shopify, le code-barres du produit est disponible dans la section 'Stock' de la fiche du produit (ou dans les Détails de la variante).

Hiboutik centralise la gestion de stock. Toute modification du stock (arrivage, inventaire, échange) doit donc être effectuée sur Hiboutik.


2/ Configuration de l’application

Dans l'application 'Shopify Sync', saisissez l’adresse de votre site Shopify (sous la forme boutique.myshopify.com).
Établissez le lien en vous connectant à votre compte sur Shopify.

Affichez les paramètres de l’application et renseignez les informations suivantes :

Inventory : sélectionnez le stock Hiboutik (boutique) sur laquelle les ventes web seront enregistrées (et donc le stock synchronisé).

Shopify stock : sélectionnez l’emplacement de Shopify sur lequel la synchronisation du stock avec Hiboutik s’effectuera.

User : sélectionnez l’utilisateur auquel les ventes web seront associées.
Vous pouvez créer un utilisateur spécifique dans 'Paramètres/Utilisateurs/Utilisateurs', qui vous permettra d’isoler les ventes web dans vos synthèses.

Sale ID Prefix : laissez le préfixe pré-renseigné ou saisissez un préfixe différent.
Le préfixe permet de différencier les ventes web des autres ventes, et garantit l’unicité des synchronisations.

Shipping Product ID : indiquez l’identifiant du produit 'Livraison' dans Hiboutik (produit à créer comme un simple produit sans gestion de stock) qui sera utilisé pour enregistrer les frais de port des commandes web. L’identifiant est le numéro du produit.

Payment method : sélectionnez le mode de paiement associé aux ventes web.
Il est possible de créer un mode de paiement distinct sur 'Paramètres/Modes de paiement' (ex : WEB).

Close sale : activez le bouton pour valider automatiquement les ventes web.
Sinon, les ventes web apparaîtront parmi les ventes en attente et devront être validées manuellement.

Enregistrez les paramètres.


3/ Synchronisation complète

Dans la section 'Produits' de l’application 'Shopify Sync', un bouton 'Sync All' permet de lancer une synchronisation complète du stock Hiboutik sur Shopify.
La synchronisation s’effectue par lots et le nombre de produits restant à synchroniser s’affiche en haut de la page.
Les produits qui ne trouvent pas de correspondance sur Shopify sont listés dans la section 'Logs Erreur'.

Cette synchronisation complète doit être effectuée pour initier votre stock web.
Il n’est pas nécessaire d’effectuer une synchronisation complète à la suite d’un arrivage ou d’un inventaire. Votre stock web sera automatiquement mis à jour.

Les produits en erreur ne sont pas resynchronisés. Corrigez les ou mettez les hors ligne (case 'En ligne' à décocher dans la fiche produit).
Sur chaque ligne en erreur, vous pouvez soit relancer le produit en synchronisation (bouton 'Triple flèches') soit supprimer le produit de la synchronisation (bouton 'Croix' mettant hors ligne le produit).
En cliquant sur le bouton 'Tout supprimer' en bas du tableau, tous les produits en erreur seront mis hors ligne et donc exclus des futures synchronisations.


4/ Synchronisation à chaque vente

Vente sur Hiboutik :
à la validation de la vente, le stock des produits de la vente sont mis à jour instantanément sur la boutique en ligne.

Vente sur Shopify :
La synchronisation s’effectue en passant votre commande Shopify à l’état (statut) 'Payée'.

La synchronisation va automatiquement :
– créer une nouvelle vente sur Hiboutik,
– créer le client et ses adresses (s’il n’existe pas sur Hiboutik) et le lier à la vente,
– ajouter dans la vente les produits vendus en ligne ainsi que les frais de livraison,
– et sortir les produits du stock dans la limite du stock disponible.

Si la validation automatique de la vente n’est pas activée dans les paramètres de l’application, alors la vente web apparaîtra dans vos ventes en attente. Il faudra la valider manuellement.

Il n’y a qu’une seule synchronisation effectuée par commande. Ainsi si une commande est modifiée dans Shopify à posteriori de la synchronisation, il faudra également effectuer manuellement les modifications dans Hiboutik (ou supprimer la vente de Hiboutik et la resynchroniser).

Le numéro de la commande Shopify est spécifié dans les commentaires de la vente.


5/ Erreurs de synchronisation

Lors de l’import d’une vente web, si aucun produit ne correspond au code-barres de la ligne produit, alors Hiboutik cherchera si un produit de votre base porte le même intitulé. Si c’est le cas, alors ce dernier sera ajouté dans la vente, sinon la ligne produit sera enregistrée en tant que produit inconnu.
En sélectionnant la ligne dans la vente, les informations relatives au produit web sont indiquées dans les commentaires.

Si un produit vendu sur Shopify n’est plus disponible sur Hiboutik alors la ligne produit dans la vente Hiboutik ne sera pas déstockée. Il faudra réaliser un arrivage sur le produit pour pouvoir sortir le produit du stock (bouton quand le produit est sélectionné dans la vente) et valider la vente.

Pour les premières commandes, nous vous invitons à vérifier que la taxation des produits est correctement effectuée (surtout si vous êtes soumis à différents taux de taxe).

Envoyez nous un message

Cliquez ici

  • FR +33 (0)1 48 78 40 06
  • FR +41 (0)21 519 00 17
  • FR +32 (0)2 318 82 77
  • FR +34 (0)912 69 39 94