Synchroniser le stock avec Shopify

La synchronisation du stock entre Shopify et Hiboutik nécessite d’installer l’application Shopify dans votre compte Hiboutik.
L’application permet automatiquement :
– de mettre à jour le stock de votre boutique en ligne lorsqu’une vente est validée dans votre point de vente physique,
– et de récupérer les ventes en ligne dans votre compte Hiboutik (ce qui mettra à jour le stock).


1/ Pré-requis

L’option Premium est requise pour la synchronisation de votre stock, car Hiboutik et Shopify communiquent via l’API d’Hiboutik.

Pour que la synchronisation fonctionne, il faut que le code-barre du produit (ou de sa déclinaison) dans Hiboutik soit strictement identique au code-barres du produit (ou de sa variante) sous Shopify.

Sous Hiboutik, le code-barre du produit et de ses déclinaisons sont disponibles dans la section 'Déclinaisons et codes-barres' de la fiche du produit.

Sous Shopify, le code-barre du produit est disponible dans la section 'Stock' de la fiche du produit (ou dans les Détails de la variante).

Pour exporter les codes-barres de vos produits dans Hiboutik, allez dans 'Produits/Importer-Exporter/Exporter les données : Produits par déclinaisons'.
Pour importer des codes-barres dans Hiboutik, allez dans 'Produits/Importer-Exporter/Importer les données - Mettre à jour Code-barres'.


2/ Installation et configuration de l’application

Dans la section Apps de votre compte Hiboutik, installez l’application Shopify.

Dans les paramètres de l’application, saisissez l’adresse de votre site Shopify (sous la forme boutique.myshopify.com).
Il est possible de créer des synchronisations avec plusieurs sites Shopify à partir de votre compte Hiboutik.
Puis cliquez sur le bouton Installer de la ligne du site Shopify que vous venez d’ajouter.

Renseignez les informations relatives à votre compte Hiboutik :

Store ID : sélectionnez la boutique sur laquelle les ventes web seront enregistrées (et donc le stock synchronisé).

Vendor ID : indiquez l’identifiant de l’utilisateur auquel les ventes web seront associées (voir dans Paramètres/Utilisateurs/Utilisateurs). L’utilisateur principal porte l’identifiant 1.
Attribuer un utilisateur spécifique permettra d’isoler les ventes web dans vos synthèses.

Shipping Product ID : indiquez l’identifiant du produit 'Livraison' dans Hiboutik (produit à créer comme un simple produit sans gestion de stock) qui sera utilisé pour enregistrer les frais de port des commandes web. L’identifiant est le numéro du produit.

Sale ID Prefix : laissez le préfixe pré-renseigné ou saisissez un préfixe différent.
Le préfixe permet de différencier les ventes web des autres ventes, et garantit l’unicité des synchronisations.

Location : sélectionnez l’emplacement de Shopify sur lequel la synchronisation du stock avec Hiboutik s’effectuera.

Puis cliquez sur le bouton 'Sync Products' pour que les les liaisons entre les produits similaires dans les 2 solutions se créent.
Et finalement cliquez sur le bouton 'Sync Stock' pour que votre boutique en ligne récupère le stock de votre boutique physique.


3/ La synchronisation

Vente en boutique physique :
à la validation de la vente, le stock des produits de la vente sont mis à jour instantanément sur la boutique en ligne.

Vente en ligne :
La synchronisation s’effectue lorsque le paiement de la commande Shopify est confirmé.

La synchronisation va automatiquement :
– créer une nouvelle vente sur Hiboutik,
– créer le client (s’il n’existe pas sur Hiboutik) et le lier à la vente,
– ajouter dans la vente les produits vendus en ligne ainsi que les frais de livraison,
– et sortir les produits du stock dans la limite du stock disponible.

La vente apparaîtra dans vos ventes en attente. Il faudra la valider manuellement.
Sur demande, il est possible de créer un mode de paiement spécifique pour vos commandes web (ex : WEB).

Il n’y a qu’une seule synchronisation effectuée par commande. Ainsi si une commande est modifiée dans Shopify à posteriori de la synchronisation, il faudra également effectuer manuellement les modifications dans Hiboutik.
Le numéro de la commande Shopify est spécifié dans les commentaires de la vente.
Si le client est bien synchronisé entre les deux solutions, ce n’est pas le cas des adresses de livraison et de facturation.

La synchronisation n’est pas automatique lorsque le stock est ajouté via un arrivage, ou modifié suite à un inventaire ou un retour/échange.
A la suite d’un de ces événements, il faudra mettre à jour le stock de la boutique en ligne, en allant sur la page de configuration de l’application Shopify et en cliquant sur le bouton 'Sync Stock'.


4/ Erreurs de synchronisation

Si le code-barre d’un produit d’une commande Shopify ne correspond à aucun code-barres dans Hiboutik, le produit inconnu est ajouté dans la vente récupérée sur Hiboutik. En sélectionnant le produit dans la vente, les informations relatives au produit sont indiquées dans les commentaires du produit.

Si un produit vendu sur Shopify n’est plus disponible sur Hiboutik alors la ligne produit dans la vente Hiboutik ne sera pas déstockée. Il faudra réaliser un arrivage sur le produit pour pouvoir sortir le produit du stock (bouton quand le produit est sélectionné dans la vente) et valider la vente.

Pour les premières commandes, nous vous invitons à vérifier que la taxation des produits est correctement effectuée (surtout si vous êtes soumis à différents taux de taxe).

Si votre compte Shopify ne répond plus, un message d’erreur s’affichera dans votre compte Hiboutik vous informant que la communication est interrompue. La réinitialisation de la session (déconnexion/reconnexion) relancera les tentatives de connexion. Lorsque cela arrive, nous vous invitons à relancer une mise à jour complète de votre stock sur la page de configuration de l’application Shopify.

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