Synchroniser le stock et les ventes avec Woocommerce

Dans la section 'Apps' de votre compte, installez l’application 'Woocommerce'.

Cette application permet d’automatiser :
– la mise à jour de votre stock en ligne après une vente, un échange, un arrivage ou un inventaire sur Hiboutik.
– la récupération de vos ventes en ligne dans Hiboutik (permettant la mise à jour du stock et la centralisation de vos ventes).


1/ Pré-requis

L’option Premium est requise.

Pour que la synchronisation fonctionne, il faut que le code-barre du produit (ou de sa déclinaison) dans Hiboutik soit strictement identique à l’UGS/SKU du produit (ou de sa variation) sous Woocommerce.

Sous Hiboutik, le code-barre du produit et de ses déclinaisons sont disponibles dans la section 'Déclinaisons et codes-barres' de la fiche du produit.

Sous Woocommerce, l’UGS/SKU du produit est disponible dans la section Inventaire de la fiche du produit (ou dans les Détails de la variation).

Hiboutik centralise la gestion de stock. Toute modification du stock (arrivage, inventaire, échange) doit donc être effectuée sur Hiboutik.


2/ Configuration de l’application

Dans Woocommerce, vous devez créer un accès API.
Allez dans 'Woocommerce / Réglages / Avancé / API Rest' et ajoutez une clef avec comme permission Lecture/Écriture.
Les clefs ck et cs générées seront à reporter dans Hiboutik.

Dans Hiboutik, affichez les paramètres de l’application Woocommerce et renseignez les informations suivantes :

URL : indiquez l’adresse de votre site Internet.

ck_woo et cs_woo : copiez/collez les clefs API générées dans Woocommerce précédemment.

Vendor : sélectionnez l’utilisateur auquel les ventes web seront associées.
Attribuer un utilisateur spécifique permettra d’isoler les ventes web dans vos synthèses.

Store : sélectionnez la boutique sur laquelle les ventes web seront enregistrées.
Vous avez la possibilité d’isoler vos ventes web dans un point de vente distinct sur votre compte (option multi-boutique).

Inventory : sélectionnez le stock sur lequel la synchronisation s’effectuera (dans le cas d’un multi-boutique).
En sélectionnant 'Tous', le stock combiné de tous vos points de vente sera affiché en ligne.

Payment : sélectionnez le mode de paiement associé aux ventes web.
Il est possible de créer un mode de paiement distinct sur votre compte (ex : WEB).

Shipping Product ID : indiquez l’identifiant du produit 'Livraison' dans Hiboutik (produit à créer comme un simple produit sans gestion de stock) qui sera utilisé pour enregistrer les frais de port des commandes web.
L’identifiant est le numéro du produit.

Sale ID Prefix : laissez le préfixe pré-renseigné ou saisissez un préfixe différent.
Le préfixe permet de différencier les ventes web des autres ventes, et garantit l’unicité dans le processus de synchronisation.

Sale tag : sélectionnez le tag vente qui sera automatiquement associé aux ventes web.

Close sale : sélectionnez Oui pour valider automatiquement les ventes web.
Si Non, les ventes web apparaîtront parmi les ventes en attente et devront être validées manuellement.

Enregistrez les paramètres.


3/ Synchronisation complète

Dans la section 'Products' de l’application Wooocommerce, un bouton 'Sync All' permet de lancer une synchronisation complète du stock Hiboutik sur Woocommerce.
La synchronisation s’effectue par lots et le nombre de produits restant à synchroniser s’affiche en haut de la page.
Les produits qui ne trouvent pas de correspondance sur Woocommerce sont listés dans la section 'Errors'.

Cette synchronisation complète doit être effectuée pour initier votre stock web.
Il n’est pas nécessaire d’effectuer une synchronisation complète à la suite d’un arrivage ou d’un inventaire. Votre stock web sera automatiquement mis à jour.

Les produits en erreur ne sont pas resynchronisés. Vous devez les corriger et les supprimer de la liste des erreurs afin qu’ils soient pris en compte pour les futures synchronisations.


4/ Synchronisation à chaque vente

Vente sur Hiboutik :
à la validation de la vente, le stock des produits de la vente sont mis à jour instantanément sur la boutique en ligne.

Vente sur Woocommerce :
La synchronisation s’effectue en passant votre commande Woocommerce à l’état (statut) 'En cours' ('Processing').

La synchronisation va automatiquement :
– créer une nouvelle vente sur Hiboutik,
– créer le client et ses adresses (s’il n’existe pas sur Hiboutik) et le lier à la vente,
– ajouter dans la vente les produits vendus en ligne ainsi que les frais de livraison,
– et sortir les produits du stock dans la limite du stock disponible.

Si la validation automatique de la vente n’est pas activée dans les paramètres de l’application, alors la vente web apparaîtra dans vos ventes en attente. Il faudra la valider manuellement.

Il n’y a qu’une seule synchronisation effectuée par commande. Ainsi si une commande est modifiée dans Woocommerce à posteriori de la synchronisation, il faudra également effectuer manuellement les modifications dans Hiboutik (ou supprimer la vente de Hiboutik et la resynchroniser).

Le numéro de la commande Woocommerce est spécifié dans les commentaires de la vente.


5/ Erreurs de synchronisation

Lors de l’import d’une vente web, si aucun produit ne correspond au code-barres de la ligne produit, alors Hiboutik cherchera si un produit de votre base porte le même intitulé. Si c’est le cas, alors ce dernier sera ajouté dans la vente, sinon la ligne produit sera enregistrée en tant que produit inconnu.
En sélectionnant la ligne dans la vente, les informations relatives au produit web sont indiquées dans les commentaires.

Si un produit vendu sur Woocommerce n’est plus disponible sur Hiboutik alors la ligne produit dans la vente Hiboutik ne sera pas déstockée. Il faudra réaliser un arrivage sur le produit pour pouvoir sortir le produit du stock (bouton quand le produit est sélectionné dans la vente) et valider la vente.

Pour les premières commandes, nous vous invitons à vérifier que la taxation des produits est correctement effectuée (surtout si vous êtes soumis à différents taux de taxe).

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