Gérer les inventaires
Ce guide concerne uniquement les produits dont le stock est géré par arrivage.
Si vous utilisez la gestion de stock simplifiée, vous pouvez consulter et modifier directement la quantité disponible depuis chaque fiche produit. Pour consulter la valorisation de votre stock, rendez-vous dans Synthèses/Stock.
Un inventaire permet de contrôler les quantités réellement disponibles, de constater les écarts avec le stock théorique, de suivre la démarque et de valoriser les marchandises en stock.
Préparer les droits d’accès
Avant de commencer, vérifiez que les utilisateurs concernés disposent des droits nécessaires.
Dans Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès, activez les autorisations suivantes :
- Consulter et modifier les inventaires ;
- Valider un inventaire.
#1. Enregistrer un inventaire
Saisir les quantités comptées
Avant de commencer le comptage, assurez-vous qu'aucune vente en attente ne contient les produits concernés par l'inventaire.
Vous pouvez enregistrer les quantités comptées de deux façons :
- Depuis une fiche produit : renseignez le stock compté dans la case Inventaire, située à côté de la quantité en stock.
- Depuis la liste des produits : dans la section Produits, cliquez sur l'icône verte Inv.stock pour saisir directement les quantités comptées.
À chaque saisie, l'écart entre le stock théorique et le stock compté est automatiquement enregistré dans Produits/Inventaire.
Suivre les quantités comptées
Pour retrouver plus facilement les produits à inventorier, utilisez la Recherche avancée dans la liste des produits. Vous pouvez notamment filtrer les références par catégorie, marque ou fournisseur.
Dans Produits/Inventaire, vous retrouvez l'ensemble des produits inventoriés ainsi que les éventuels écarts constatés.
Vous pouvez également télécharger deux listes :
- Les produits déjà inventoriés ;
- Les produits non encore inventoriés.
Ecarts d'inventaire et inventaire partiel
À ce stade, les quantités en stock ne sont pas encore corrigées. Seuls les écarts entre le stock théorique et le stock compté sont enregistrés.
Vous pouvez donc continuer à vendre les produits concernés jusqu'à la validation de l'inventaire.
Il n'est pas obligatoire d'inventorier toutes les références en une seule fois. Vous pouvez réaliser des inventaires partiels, par catégorie, par marque ou par fournisseur, et ainsi effectuer des inventaires tournants tout au long de l'année.
#2. Valider un inventaire
La validation de l'inventaire permet d'appliquer les corrections correspondant aux écarts constatés entre le stock théorique et le stock compté.
Avant de valider : télécharger les produits non inventoriés
Nous vous recommandons vivement de télécharger la liste des produits non inventoriés avant toute validation (sous les tableaux des produits comptés).
Pour cela, générez le fichier correspondant, puis téléchargez-le.
Cette liste récapitule les références qui n'ont pas été comptées et qui peuvent notamment correspondre à des produits que vous n'avez plus en stock. Vérifiez notamment les lignes avec des quantités en stock et réalisez éventuellement un comptage sur les références concernées.
Attention : après validation de l'inventaire, cette liste ne sera plus disponible. Pensez donc à la conserver avant de poursuivre.
Appliquer les corrections de stock
Dans Produits/Inventaire, cliquez sur le bouton Corriger les écarts de stock, situé en bas du tableau récapitulatif.
Les corrections sont automatiquement enregistrées selon la nature des écarts :
- Écart positif (stock réel supérieur au stock théorique) : la quantité manquante est ajoutée au stock sous la forme d'un arrivage, avec un prix d'achat de 0.
- Écart négatif (stock réel inférieur au stock théorique) : la quantité manquante est enregistrée sous la forme d'une vente, avec un prix de vente de 0.
Pour les écarts négatifs, une valorisation de la perte, calculée sur la base du prix d'achat des produits, est indiquée dans les commentaires de la vente.
Afin de faciliter le suivi de votre démarque, nous vous conseillons d'attribuer ces ventes à un client dédié, par exemple Démarque.
À noter : si l'application d'un écart devait entraîner un stock négatif, la correction de stock correspondante ne sera pas effectuée. La ligne restera dans les écarts constatés, réalisez un nouveau comptage pour la corriger.
Consulter l'historique des inventaires
Vous pouvez retrouver l'historique des inventaires validés en bas de la page Produits/Inventaire.
Valoriser le stock après inventaire
La valorisation de votre stock est accessible dans Synthèses/Stock.
Pour en savoir plus sur la valorisation du stock, consultez notre guide dédié.
Important : les corrections de stock sont enregistrées à la date de validation de l'inventaire, et non à la date du comptage.
Pour que ces corrections soient prises en compte dans la valorisation de votre stock, veillez donc à valider votre inventaire avant la date de valorisation souhaitée.
#3. Importer un inventaire
Vous pouvez également enregistrer les quantités comptées en important un fichier, plutôt que de les saisir manuellement.
Rendez-vous dans Produits/Importer-Exporter/Importer les données : Inventaire.
Deux formats de fichiers sont proposés :
Option 1 : importer un fichier avec les quantités comptées
Le fichier doit contenir, pour chaque produit, un élément permettant de l'identifier (ID produit + déclinaison, code-barres ou Référence fournisseur) ainsi que la quantité réellement comptée.
Option 2 : importer un fichier de codes-barres
Vous pouvez importer un fichier plat contenant la liste des codes-barres des unités scannées lors du comptage.
Ce fichier peut être celui généré par un lecteur code-barres à mémoire, ou un fichier texte ouvert sur votre poste dans lequel vous scannez successivement les produits de votre stock.
Après l'import
L'importation ne corrige pas directement les quantités en stock.
Les écarts entre le stock théorique et le stock importé sont enregistrés dans Produits/Inventaire.
Vous pouvez ensuite les consulter, les contrôler et les appliquer en suivant la procédure de validation décrite dans la section précédente.