La fonctionnalité ‘Expenses’ (Dépenses) permet de suivre les charges liées à votre activité dans votre logiciel de caisse.

Pour utiliser cette fonctionnalité, activez dans ‘Paramètres/Utilisateurs/Gestion des accès’, les droits suivants :
– Onglet Expenses,
– Créer une expense,
– Gérer les paramètres des expenses.

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1/ Paramétrer les dépenses

La section Paramètres permet de créer et de modifier :
– les catégories dans lesquelles vos dépenses sont classées,
– les comptes tiers auxquels vos dépenses sont affectées (généralement un compte débiteur),
– les statuts pour suivre le traitement de vos dépenses dans votre processus de gestion,
– les taxes auxquelles vos dépenses peuvent être ou non soumises.

En cliquant sur l’icône clef, vous pouvez modifier l’élément et lui ajouter des informations complémentaires comme son compte comptable.
Pour organiser les éléments, cliquez et déplacez la ligne dans sa section.

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2/ Créer une dépense

Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’ dans le menu du haut pour ajouter une nouvelle dépense.
Une dépense est définie par une date, une description, une catégorie, un statut, un montant TTC, une ou plusieurs bases d’imposition (TVA), un état remboursable, un compte tiers, et un commentaire.
L’état ‘Remboursable’ permet de définir le traitement comptable/fiscal de la dépense (ex : dépense non remboursable car les frais afférents font déjà l’objet d’un remboursement forfaitaire).
Il est possible de lier chaque dépense à un ou plusieurs documents ou images.

Pour ajouter une nouvelle base d’imposition (multi-taxes) à une dépense, sauvegardez la pour ensuite complétez la taxe supplémentaire.

La section 'Expenses' récapitule toutes vos dépenses par ordre de création.
En Cliquant sur l’icône ‘Entonnoir’ vous pouvez filtrer les résultats selon différents critères.
Le champ Date permet d’afficher les données pour un mois ou une année en remplaçant le mois ou le jour par le caractère %.

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3/ Analyser les dépenses

Dans la section ‘Synthèses’ du menu haut, vous trouverez des rapports sur une période sélectionnée de vos différentes dépenses.
Les résultats peuvent être exportés sous format tableur.

Un export comptable est également disponible.
Le code journal des achats et les comptes comptables de gestion des écarts se configurent dans la section ‘Comptabilité/Paramètres’ de votre compte.
Dans le paramétrage des catégories, vous pouvez choisir si la taxe sur les dépenses associés sont récupérables.
Les dépenses non remboursables ne sont pas présentes dans l’export.